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12 Dicas para uma gestão de tempo eficaz

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Realizar gestão do seu tempo de forma eficaz é definitivamente uma das habilidades mais importantes que você pode ter na vida. Se você não está gerenciando bem o seu tempo, não há como atingir seus objetivos no trabalho ou em sua vida pessoal. Claro, você pode fazer algum progresso. Mas seu gerenciamento de tempo será uma batalha difícil se você não levar seu tempo a sério. Para as pessoas que desprezam ou desperdiçam o precioso pouco tempo que têm, sabem muito bem o quão difícil pode ser realizar tarefas ou cumprir as atividades programadas.

A verdade é que o tempo é o maior equalizador da vida. Não importa quem você é, sua idade, renda, sexo, raça, religião ou o quanto você possui em sua conta bancária: você tem a mesma quantidade de tempo como todas as pessoas do mundo, apenas 24 horas por dia. Isso mesmo! Não se trata de quanto tempo você tem. É sobre a eficiência com que você gerencia seu tempo .

Portanto, se você realmente quer alcançar seus objetivos no ano que se inicia, não apenas precisa defini-los da maneira certa, mas também precisa aprender a gerenciar seu tempo para evitar distrações e ficar imerso nos maus hábitos que sabe que precisa abandonar.

O truque? Encontre um bom sistema de gerenciamento de tempo e trabalhe-o. Há muitos. Depende inteiramente de você escolher qual deles. Mas se você não deseja fazer parte da estatística de 92% das pessoas que não conseguem atingir suas metas de longo prazo, deve prestar atenção em como usa o precioso pouco tempo que tem neste mundo.

 

Quais são as melhores dicas para gerenciar seu tempo?

Um dos maiores problemas que a maioria das pessoas encontram não é apenas sobre o que elas podem fazer para realizar seus objetivos, mas também como elas podem realizar tudo o que precisa ser feito sem se sentirem sobrecarregadas demais. Não se trata apenas de alcançar e perseguir objetivos o tempo todo. Isso também é sobre qualidade de vida.

Equilíbrio é a chave. Se você não tem equilíbrio em sua vida, vai se sentir estressado. Mesmo que você consiga efetivamente manipular suas responsabilidades, sem o equilíbrio adequado, você chegará ao seu ponto de ruptura. Portanto, é importante não apenas seguir um sistema que o ajude a fazer as coisas, mas também um sistema em que você priorize o tempo pessoal e familiar.

Não se esqueça de fazer coisas como dar um passeio no parque ou apenas sentar e ouvir sua música favorita com fones de ouvido ou pintar uma imagem, sair para um encontro à noite e assim por diante. Isso é mais importante do que você pode pensar. E quando você faz isso, está mandando uma mensagem clara de equilíbrio para o seu cérebro. A vida é curta, portanto, não ignore essas coisas enquanto alcança seus objetivos maiores. Com isso dito, aqui estão 12 dicas cruciais para você gerenciar seu tempo de forma eficaz.

 

1. Defina metas da maneira certa.

Existe uma maneira certa e errada de estabelecer metas. Se você não definir seus objetivos da maneira certa, não terá os alvos adequados, o que forçará você a perder o controle. Mas quando você os define da maneira certa, o céu é o limite. Use o método de definição de metas SMART para ajudá-lo a entender tudo. E quando você definir esses objetivos, verifique se você tem significados poderosos no fundo para querer alcançá-los.

 

2. Encontre um bom sistema de gerenciamento de tempo.

gestão de tempoUma das dicas para gerenciar seu tempo é encontrar o sistema certo para fazê-lo. O sistema Matriz de Gestão do Tempo ou Matriz Eisenhower é provavelmente o mais eficaz. Ele é bastante simples e pode ser feito em diversos formatos. Este sistema divide suas atividades em quatro quadrantes com base na urgência e importância. As coisas são urgentes ou importantes, ambas ou nenhuma. Nenhum (quadrante 4) é das atividades das quais você deseja ficar longe, mas é o quadrante não urgente, mas importante (2) em que deseja se concentrar.

Importante: Não tenha dó de se desapegar das ações não importantes e não urgentes. Comece fazendo pequenos testes. Ignore aquilo que deveria fazer que não seja importante ou urgente para você atingir seus objetivos como empreendedor. Uma semana depois, analise se estão fazendo falta, se é que você irá se lembrar do que retirou da sua rotina.

Clique aqui para baixar a matriz gratuitamente.

 

3. Audite seu tempo por sete dias seguidos.

Passe sete dias seguidos avaliando como você gasta o tempo que tem atualmente. O que você está fazendo? Grave-o em um diário ou em seu telefone. Divida isso em blocos de 30 minutos ou uma hora. O que você fez? Foi tempo perdido? Foi bem gasto? Se você usar o sistema de quadrante (Matriz Eisenhower), circule ou registre o quadrante ao qual a atividade foi associada. No final dos sete dias, calcule todos os números. Onde você passou mais tempo? Quais quadrantes? Os resultados podem chocá-lo.

Importante: Não se orgulhe de estar sempre “correndo”! Muitos empreendedores e executivos adoram dizer que estão fazendo várias coisas, que estão sempre correndo. Muito provavelmente não deveriam se orgulhar disso, pois isso é um reflexo da sua ineficiência na gestão do seu tempo e da ineficácia na determinação de seus objetivos.

 

4. Enfrente suas maiores tarefas pela manhã.

Mark Twain disse uma vez: “se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se é seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro”. O ponto dele? Enfrente suas maiores tarefas pela manhã. Estas são as suas tarefas mais importantes do dia (quadrante 1 na Matriz Eisenhower). Realizar isso lhe dará o maior momento para ajudá-lo a navegar pelo resto do dia.

 

5. Siga a regra 80/20.

Outra ótima dica de gerenciamento de tempo é usar a Regra 80/20, também conhecida como Princípio de Pareto. Essa regra afirma que 80% dos esforços vêm de 20% dos resultados. Nas vendas, isso também significa que 80% das vendas são provenientes de 20% dos clientes. O truque? Identifique os 20% dos esforços que estão produzindo 80% dos resultados e expanda-os. Você pode fazer isso com rastreamento e análise meticulosos.

Importante: Família sempre estará no quadrante importante! Tenha como meta 80/20 ou 90/10 e terá muito mais tempo para a sua família. Walt Disney sempre se orgulhou de ser um pai presente e apaixonado, que protegia suas filhas de sua enorme fama. Foi só aos 6 anos que sua primeira filha, Diane, se deu conta de que seu pai era “o” Walt Disney. Naquele momento, ela pediu um autógrafo ao pai… “Uma pessoa jamais deve negligenciar sua família em favor do seu negócio”.

 

6. Instale hábitos fundamentais em sua vida.

Charles Duhig cunhou pungentemente o hábito fundamental em seu livro intitulado  The Power Of Habit. Na arquitetura, a pedra angular é a pedra que mantém todas as outras pedras no lugar. Da mesma forma, os hábitos fundamentais não apenas solicitam outros bons hábitos, mas também ajudam a eliminar maus hábitos. Concentre-se nos hábitos fundamentais e você ficará muito melhor no gerenciamento de seu tempo total, facilitando muito o desenvolvimento de seus hábitos.

Precisa de ajuda para formar novos hábitos? Recomendo a leitura do meu livro Hábitos de Sucesso. Um livro de fácil leitura que serve como um guia sobre como construir bons hábitos e mudar hábitos ruins. Disponível na Amazon.

 

7. Programe o tempo de resposta do e-mail.

Desligue seu e-mail ao longo do dia. Quando um e-mail está chegando, é fácil se distrair. Programe tempo para ler e responder a e-mails. Se houver algo urgente, alguém ligará ou enviará uma mensagem de texto para você. Mas quando você abre seu e-mail, essas distrações interrompem seu fluxo de pensamentos e é mais difícil voltar aos trilhos.

Importante: Aproveite para desativar alertas de aplicativos de mídias sociais. Estes alertas desnecessários não ajudam você com o seu tempo. Definitivamente prejudicam você. Desligue-os. Você não precisa de alertas a qualquer momento ou para saber tudo o que está acontecendo com seus amigos. Não é importante. O mais importante é ter um pouco de paz de espírito e ser mais capaz de se concentrar na tarefa em mãos.

 

8. Elimine maus hábitos.

Um dos maiores desperdiçadores de tempo que temos são nossos maus hábitos. Seja assistindo compulsivamente a Netflix, navegando excessivamente nas mídias sociais, jogando, saindo com frequência para beber com os amigos, etc. Esses maus hábitos tiram o precioso pouco tempo que temos. Use seu tempo com sabedoria, eliminando seus maus hábitos, se você está firme no propósito de alcançar grandes objetivos na vida. No livro Hábitos de Sucesso falo mais sobre isso.

 

9. Faça pausas frequentes ao trabalhar.

Um estudo sugere que você trabalhe por 52 minutos e descanse por 17. Você pode não ter o luxo de fazer isso, mas você deve fazer pausas frequentes. Se você é um empreendedor trabalhando para si mesmo, isso é crucial. É fácil correr com fumaça e nem sequer saber disso. Mantenha seus estados mentais, emocionais e físicos em níveis máximos, quebrando com frequência.

 

10. Medite ou faça exercícios todas as manhãs.

Você pode não pensar que isso ajudará a gerenciar melhor seu tempo, mas meditar e exercitar-se todas as manhãs fornece equilíbrio. Faça isso por pelo menos 66 dias e observe como sua energia, resistência e foco mental passam por uma mudança drástica.

Relacionado:  Como mudar um hábito ruim em apenas 4 etapas

 

11. Faça listas de tarefas à noite para o dia seguinte.

Todas as noites antes de dormir, faça uma lista para o dia seguinte. Olhe para seus objetivos e veja o que você pode fazer para ajudá-lo a se aproximar. Isso não acontece da noite para o dia. Leva tempo. Mas, ao criar listas de tarefas, você está efetivamente definindo metas para o dia. Os objetivos diários são mais fáceis de alcançar, ajudando-nos a avançar em direção a objetivos maiores. Mas isso acontece criando listas de tarefas.

 

12. Seja organizado.

Estudos determinaram que a desordem em nosso ambiente nos ajuda a perder o foco. Quando perdemos o foco, perdemos tempo. Se você quiser evitar isso, organize e organize novamente. Não faça tudo de uma vez. Comece pequeno. Uma gaveta hoje. Uma prateleira amanhã. Talvez um armário no dia seguinte. Apenas um por dia. Você ganha impulso e acaba se transformando em um guerreiro organizador.

Neste artigo eu apresentei algumas dicas, desta forma, é importante refletir sobre como seu tempo está sendo organizado e planejado, para assim executar suas tarefas com ainda mais qualidade e atingir seus objetivos em 2020!

Uma coisa é certa: independentemente do número de horas que se tenha pela frente, sem foco não há como administrar o tempo.

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Katiane Vieira
Katiane Vieira

Escritora, palestrante e atitude e empreendedora social com foco em desenvolvimento sustentável. Seu objetivo é motivar as pessoas de todos os cantos do mundo a fazerem mais para que possam viver uma vida mais feliz, seja para obter mais benefícios de suas atividades diárias ou para viver uma vida cheia de emoções positivas e realizações únicas.

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